Gérer la facturation de son entreprise peut s’avérer être particulièrement complexe pour n’importe qui. L’aide d’un logiciel gratuit pour facture se présente comme la solution idéale, en plus d’offrir un accès gratuit. Atout précieux à la gestion financière et comptable, le logiciel de devis se décline dans une multitude de services et formes variées. Découvrez les bons conseils pour choisir l’idéal logiciel de facture gratuit.
Choisir la solution la mieux adaptée à son statut juridique
Le logiciel devis gratuit se présente sous plusieurs formes sur le marché et doit se choisir en fonction de son statut juridique. En effet, les besoins en facturation sont généralement différents d’une structure à une autre.
Une PME ou Petite et Moyenne Entreprise a besoin d’un logiciel de facture gratuit simple d’utilisation et qui concentre ses fonctionnalités fondamentales à l’assistance des utilisateurs. Il devra en ce sens proposer une édition de devis, une gestion des fichiers clients et un suivi des impayés tout en incluant les mentions légales au sein de tous les documents.
Une TPE ou Très petite Entreprise peut également se contenter d’un logiciel simple, facile à utiliser. Ce dernier lui sera utile pour la gestion du suivi des paiements, la facturation individuelle, la facturation généralisée et le suivi de l’état financier. Grâce au logiciel de devis et facture gratuit, il deviendra bien plus facile de surveiller les éventuels impayés et d’effectuer ainsi les bons gestes aux bons moments.
De leur côté, les autoentrepreneurs devront davantage rechercher un logiciel de devis permettant une simplification des démarches administratives et financières à réaliser au quotidien, par semaine, par mois, par trimestre et par an. La bonne alternative consiste alors à privilégier les modèles à interfaces intuitives et simples à comprendre.
Un outil de facturation gratuit selon les fonctionnalités proposées
En plus du statut juridique, il faut bien tenir compte d’autres critères pour le choix de son logiciel de devis et facture gratuit. Il s’agit entre autres des fonctionnalités, du type de logiciel et du support client.
A priori, un bon logiciel gratuit pour facture doit pouvoir fournir des fonctionnalités basiques permettant une bonne gestion administrative et financière. Il doit servir à l’édition et l’émission des factures et devis, au stockage des documents importants et à la gestion des clients et collaborateurs de manière simple.
Outre ces fonctions de base, chaque logiciel disponible en ligne peut proposer d’autres fonctionnalités en plus. Vous pouvez bien vous référer à ces fonctions supplémentaires avant le choix décisif. Comme exemple simple, une entreprise qui dispose d’importants stocks dans ses locaux aura besoin d’un outil de gestion des stocks en plus de la facturation.
D’autres critères pour bien choisir son logiciel de devis et facture gratuit
Apparemment, il existe deux grands types de logiciel devis gratuit nommé On premise et SaaS. Les logiciels de facturation On premise sont des logiciels à télécharger, puis à installer sur son ordinateur. En entreprise, ils font partie de la structure informatique interne. Ils présentent l’avantage d’une grande stabilité. Néanmoins, étant donné le fait d’être installés sur votre PC, vous ne pouvez donc pas avoir accès à ces derniers à distance. Aussi, certains modèles ne sont compatibles qu’avec Windows ou MAC. Prenez donc le temps de faire une vérification minutieuse.
Un logiciel pour facture SaaS, plus communément appelé « logiciel de devis en ligne » prône un type de logiciel qui a besoin d’une connexion internet. Plus innovant que le modèle On premise, il vous débarrasse bien des corvées de mise à jour permanentes. Aussi, l’édition de devis peut se faire à distance sur n’importe quel support fixe ou mobile. Il vous faut tout simplement disposer d’une connexion internet.
En dernier point, dans un sens où la plupart des outils de facturation et devis gratuits ne proposent qu’un faible niveau de support client, vous pouvez bien vous baser sur ce critère pour votre choix.
Logiciel de facturation et devis gratuit : pour qui ?
Tout comme les logiciels de comptabilité, le logiciel de facture gratuit se destine à un public professionnel large et peut servir tant bien aux plus grandes structures qu’aux autoentrepreneurs. L’aspect gratuit du logiciel de devis donne la possibilité à tous de l’essayer sur une période prolongée et d’ensuite envisager ou non le passage à la version payante.
Le logiciel d’édition de devis est recommandé aux commerçants, aux artisans, aux PME, aux TPE, aux entrepreneurs ainsi qu’à toute personne exerçant une profession libérale qui doit émettre une facturation de ses services. C’est notamment le cas des consultants et des freelanceurs. Bien que l’utilisation d’un logiciel gratuit pour facture est loin d’être une obligation, cette option reste souhaitable en soi avec l’avantage d’une meilleure fiabilité comparée aux facturations sur papier et grâce au traitement de texte.
